CAS RECRUTEMENT EN BTS

Application Access partagée – Étape 2 : Mise en oeuvre du système d’information

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I/ Création d’un nouveau groupe de travail

CONNAISSANCES DE BASE 

Un groupe de travail, c’est quoi ?

 

Un groupe de travail est représenté par un fichier d’extension .MDW contenant des informations sur les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. Un groupe de travail peut être associé à une ou plusieurs bases de données (si plusieurs utilisateurs identiques doivent accéder aux mêmes bases sécurisés).

 

Et le fichier SYSTEM.MDW, à quoi il sert ?

 

Le fichier SYSTEM.MDW est le fichier d’information de groupe de travail par défaut. Il ne contient qu’un seul utilisateur nommé « administrateur » rattaché au groupe d’utilisateurs Administrateurs, cet utilisateur n’a aucun mot de passe. C’est pourquoi, lorsqu’on utilise une base de données faisant implicitement référence à SYSTEM.MDW, on a tous les pouvoirs (on peut créer de nouvelles bases, ajouter, modifier ou supprimer tout ce que l’on veut). Pour garder cette liberté, il ne faut donc surtout pas gérer les utilisateurs en utilisant SYSTEM.MDW faute de quoi, les bases de données actuelles ou futures pourraient ne plus fonctionner.

 

Quelles sont les liens unissant une base Access et les fichiers .MDW ?

 

Lorsqu’on démarre Access, le programme lit les informations du fichier .MDW « actif ». En ouvrant ensuite une base Access (.MDB), Access utilise les informations contenues dans le fichier .MDW, s’il trouve un utilisateur unique avec un nom autre qu’administrateur ou différents utilisateurs, il ouvre une boîte de dialogue d’ouverture de session. Ensuite, à chaque fois que l’utilisateur ouvre un objet (table, formulaire, requête,…) il vérifie les autorisations d’accès de l’utilisateur sur cet objet.

 

Si les utilisateurs sont gérés au niveau d’un fichier .MDW, les autorisations d’accès aux objets de la base de données sont elles, en revanche, prises en charge par la base de données (fichier .MDB)

 

Si on ne peut pas utiliser, par prudence, le fichier SYSTEM.MDW peut on en utiliser un autre ?

 

Pour gérer la sécurité, il faut effectivement créer d’abord un groupe de travail (la procédure, expliquée plus bas, diffère selon la version d’Access).

Une fois le groupe de travail créé, il faut joindre ce groupe de travail.

Lorsqu’on joint un groupe de travail (la procédure est expliquée plus bas), toutes les bases de données que l’on ouvrira feront référence à ce groupe de travail. Les conséquences sont importantes :

-         après jonction : les bases nouvellement créés comporteront les utilisateurs du groupe de travail actif (le retour à une utilisation du groupe de travail par défaut rendra ces bases totalement inutilisables)

-         après jonction : les bases anciennes que l’on ouvre sous le nouveau groupe de travail ne fonctionneront plus (ou risqueront de ne plus fonctionner) avec le groupe par défaut SYSTEM.MDW (c’est pourquoi avant de sécuriser une base, il faut en faire une copie de sécurité)

 

Une règle impérative à retenir et à appliquer :

PAR PRECAUTION, lorsque le travail sur une base sécurisée sera terminée, il faudra joindre le groupe de travail par défaut SYSTEM.MDW, cette opération a pour but de restaurer l’usage normal d’Access et d’éviter ainsi d’ouvrir une base non sécurisée avec n’importe quel fichier de groupe de travail

 

Activités :

 

Vous devez créer le groupe de travail RECRUTEMENT.MDW qui contiendra les différents utilisateurs et groupes qui exploiteront la base de données RECRUTEMENT.MDB

Ce fichier .MDW est à faire figurer dans le même dossier que la base de données MDB (si vous travaillez en réseau les deux fichiers doivent être stockés dans un dossier partagé sur lesquels au moins les droits de lecture, écriture et modification ont été accordés aux utilisateurs de la base de données. Accorder le droit Suppression sur ce dossier pourrait avoir un effet désastreux si un utilisateur supprime le fichier MDW, (ou MDB d’ailleurs)

 

Dernier avertissement :

Le fichier SYSTEM.MDW doit avoir été sauvegardé et vous devez disposer d’une copie de sauvegarde de votre base de données avant sécurisation. Si ce n’est pas fait, relisez la partie Avant de commencer. Le non respect de cette consigne peut nuire gravement au bon fonctionnement de votre logiciel favori (ce serait trop dommage tellement la richesse d’Access est grande).

 

1)      la création d’un nouveau groupe de travail passe par un programme nommé  WRKGADM.EXE  et se cachant dans le dossier d’installation d’Access : C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1036
Après avoir localisé ce programme, double-cliquez sur son nom. Vous obtenez ceci :

 

ATTENTION :

Si vous utilisez Access 2002 (faisant partie de la suite OFFICE XP Pro ou developper, l’administrateur de groupe de travail est géré directement dans Access :

- Ouvrez la base à sécuriser

- Cliquez sur le menu Outils – Sécurité – Administrateur de groupe de travail

- Les indications qui suivent sont ensuite identiques sous Access 2000 ou 2002

 

 

2)      Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter un nouveau fichier d’information :
Vous devez définir un nom et une organisation et surtout un identificateur unique de groupe de travail (WID) de 20 caractères (vous pouvez saisir les informations contenues dans l’écran ci-dessous). Bien évidemment deux groupes de travail ne peuvent pas avoir le même WID

 

3)      Ne validez surtout pas l’écran suivant car il vous propose d’enregistrer par défaut le fichier sous le nom SYSTEM.MDW.

 

4)      Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le dossier où doit être créé le fichier ainsi que son nom :

 

5)      Un dernier écran vous demande confirmation de la création du groupe de travail et vous invite fortement A RECOPIER les informations du groupe de travail (les mêmes informations seront à fournir s’il faut recréer le fichier)

Validez en cliquant sur OK si les infos sont correctes.

 

6)      Ouf ! Si vous voyez le message ci-dessous affiché, c’est très bon signe

 

7)      De retour à la fenêtre de l’administrateur de groupe de travail :


Vous devez impérativement joindre le nouveau groupe de travail en cliquant sur le bouton Joindre. En principe, le chemin et le nom du fichier RECRUTEMENT.MDW apparaissent automatiquement

 

8)      Désormais le groupe de travail par défaut n’est plus défini par le fichier d’information SYSTEM.MDW mais par RECRUTEMENT.MDW.

 

RAPPELEZ-VOUS :

Désormais Access utilisera ce fichier à chaque démarrage. Que devez vous faire pour changer le groupe de travail en SYSTEM.MDW et continuer à travailler comme avant ???

Joindre le fichier SYSTEM.MDW stocké dans C:\Program Files\Fichiers communs\System (ou ailleurs, c’était à vous de le trouver)

 

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