V/ Analyse organisationnelle des données

A ce niveau de l’analyse, on cherche à rapprocher les données des utilisateurs et à définir des autorisations d’accès aux données. On parle alors de vues par :

- type de sites

- type d’acteurs

- type de postes

Remarque : la vue globale correspond au Schéma conceptuel des données. On utilisera ce SCD pour implanter la base. Les vues organisationnelles seront exploitées pour mettre en œuvre les interfaces utilisateurs et définir les droits d’accès.

Dans l’exemple, l’organisation est composé d’un seul site : le lycée Rambo. Type d’acteurs et type de postes sont confondus.

Postes et types de postes

Types de postes	Postes
Accueil	Antoine Pivert Gertrude Loiseau
secrétariat	Jeannette Jaqueson
profs	Laura Moa (BTS AD) Yvan Sonoto (BTS FDV) Julien Livre (BTS CGO)

Autorisations d’accès aux données : ces autorisations peuvent être de 4 types :

- Création (C) : droit d’ajouter de nouvelles occurrences dans une entité ou une association

- Interrogation (I) : droit de lecture

- Modification (M) : droit de mettre à jour des données qui ont été préalablement saisies

- Suppression (S) : droit de supprimer des occurrences

A/ Le Schéma Organisationnel des données pour la vue Accueil

Descriptif des tâches de l’accueil :

L’accueil remet les dossiers aux élèves qui en font la demande.

Lorsqu’un dossier est demandé, l’hôtesse doit :

- ajouter un enregistrement dans la table Dossier (elle saisit tous les champs à l’exception des champs EtatDossier et décision).

- Elle saisit par ailleurs les coordonnées de l’élève, si celui ci ne figure pas dans la base

- Elle peut modifier les données précédentes en cas d’erreur de saisie mais ne peut en aucun effectuer de suppression

L’hôtesse d’accueil réceptionne les dossiers complétés, à ce titre elle note la date de retour. Par ailleurs, si parmi ces dossiers certains ne sont pas référencés dans la base (cas pouvant se produire lorsque des professeurs de terminale demandent à l’accueil un ensemble de dossiers vierges destinés à leurs élèves) elle procède aux opérations nécessaires.

Les dossiers complétés sont remis au secrétariat à chaque fin de journée

Le SOD de la vue Accueil se présente alors de la manière suivante :

B/ Le Schéma Organisationnel des données pour la vue Secrétariat

Descriptif des tâches du secrétariat :

En début de matinée, le secrétariat examine les dossiers complétés reçus la veille de l’accueil. Il vérifie d’abord si le dossier est complet (toutes les pièces justificatives demandées à l’élève doivent figurer dans le dossier). Il saisit ensuite les renseignements contenus dans le dossier et n’ayant pas déjà fait l’objet d’une saisie par l’accueil, en particulier :

- le lycée d’origine de l’élève (au besoin, le secrétariat peut être amenée à ajouter de nouveaux lycées dans la base)

- Le bac préparé par l’élève

- La ou les langues demandé (es) par l’élève

- La classe demandée par l’élève

Si le dossier est incomplet, il est retourné à l’élève avec un courrier explicatif. L’élève devra alors ramener son dossier au secrétariat

Après examen par la commission, le secrétariat contacte les candidats en liste principale pour les informer de la décision. Si le candidat rejette sa candidature, elle supprime de la base le dossier et l’enregistrement correspondant à l’élève, et affecte la place à un candidat sur liste complémentaire (le dossier du candidat concerné est alors placé en liste principale).

Pour les candidatures rejetées par la commission, le secrétariat établit un courrier qu’il envoie aux candidats malchanceux.

A la clôture des inscriptions (fin juin), les enregistrements correspondants aux élèves et aux dossiers rejetés sont supprimés de la base. Il ne reste plus alors que les dossiers en liste principale et en liste complémentaire. Au cours du mois de septembre, des désistements pourront encore avoir lieu et les places libérées seront alors attribuées aux candidats sur liste complémentaire.

Le SOD de la vue Secrétariat se présente alors de la manière suivante :

C/ Le Schéma Organisationnel des données pour la vue Profs

Les professeurs responsables ont pour mission essentielle d’animer les commissions de recrutement et de saisir la décision finale. Par conséquent la vue Prof est très limitée. Il faudra limiter leur vue à tous les dossiers concernant les classes dont ils sont responsables. Il faudra donc ajouter une propriété « organisationnelle » ProfResponsable dans l’entité CLASSE.

Les Professeurs responsables doivent par ailleurs pouvoir établir les listes d’élève (liste principale, liste complémentaire et liste des refusés)

DOSSIER

NumDossier

DateRetrait

DateRetour

EtatDossier

Décision

Rang

CLASSE

CodeClasse

NomClasse

EffectifMax

ProfResponsable

Autoformation ACCESS 2000 – Niveau débutant